Wenig Geld und hoher Effizienzdruck – das sind Voraussetzungen mit denen Projekte aus Wissenschaft und Umwelt kämpfen. Mit einer guten Moderation verlaufen Arbeitstreffen effektiver. Nicht immer wird dafür eine externe Person benötigt. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Meetings erfolgreich selbst moderieren können.

Warum ist eine Moderation für Ihre Projekttreffen sinnvoll

Schon wieder ein Meeting?!? Dieser innere Aufschrei stellt sich bei manchen Teammitgliedern ein, wenn sie in Arbeit versinken, wenn Treffen viel „Blabla“ aber wenig Ergebnis bedeuten oder wenn eine unangenehme Atmosphäre die Zusammenkunft blockiert. Genau hier setzt Moderation an. Mit wenigen Mitteln kann sie Ihren Projekttreffen:

  • eine Orientierung geben über Dauer, Zweck und Themen der Zusammenkunft,
  • helfen, dass der Arbeitsfluss durch die Bereitstellung benötigter Materialien ungestört läuft,
  • dafür sorgen, dass alle sich mit Anmerkungen oder Fragen einbringen können und der Zeitrahmen eingehalten wird,
  • das Team entlasten, da dieses sich ganz auf die Inhalte konzentrieren kann,
  • eine wertschätzende Kommunikation fördern,
  • sicherstellen, dass die Ergebnisse gesichert werden, allen zur Verfügung gestellt werden und dass alle ihren Arbeitsauftrag verstanden haben.

Diese Mindeststandards sind nicht trivial, gehen aber im Arbeitsalltag oft unter!

Was ist Moderation/ Was ist sie nicht

Aufgabe der Moderation ist das strukturierte und transparente Führen durch ein Meeting sowie eine gründliche Vor-und Nachbereitung. Diese Aufgaben können auch verteilt werden. Wenn es eine Projektassistenz gibt, kann diese z.B. routinemäßig die logistische Vorbereitung sowie die Protokollerstellung übernehmen.

Inhaltliche Impulse durch die Moderation können durchaus hilfreich sein. Es ist allerdings NICHT Aufgabe der Moderation, sich selbst besonders gut darzustellen, die Gruppe zu manipulieren oder  konkrete Ergebnisse zu erzwingen.

Wer aus Ihrem Team oder Kollegenkreis könnte bei Ihrer Arbeitsgruppe moderieren

Für routinemäßig stattfindende, weitestgehend konfliktarme, interne  Arbeitstreffen (max. 15-20 Personen) finden Sie innerhalb des Teams häufig ausreichend Kompetenzen. Wer moderiert, kann auch im Laufe des Projekts wechseln.

  • In Projekten aus Wissenschaft und Umwelt übernimmt erfahrungsgemäß gerne die Projektleitung die Moderation. Das kann gerade am Anfang sinnvoll sein. Denn dadurch setzt sie ein Beispiel für die Gesprächskultur, und kann inhaltlich den Rahmen setzen.
  • Bei sich wiederholenden, regelmäßigen Arbeitsgruppen mit flachen Hierarchien (z.B. Doktoranden- oder Postdocgruppen) kann es sich auch anbieten, die Moderation zwischen den Teammitgliedern zu wechseln: dann sind alle mal mit Protokoll, Zeitmanagement und Organisation beschäftigt und tragen zum Gelingen der Treffen bei. Nebenbei sammeln die Teammitglieder auch Erfahrung in der Gesprächsleitung.
  • Bei sehr engagierten Diskussionen ist es unter Umständen hilfreich, wenn die interne Moderation sich im Bereich Gesprächsleitung weiterqualifiziert hat.
  • Es ist immer einfacher zu moderieren, wenn das persönliche Interesse an den Diskussionsergebnissen nicht zu groß ist: Zum Beispiel sollte die Diskussion der Struktur Ihrer eigenen Doktorarbeit lieber von einer anderen Person moderiert werden.
  • In  einigen Institutionen gibt es einen internen Moderationspool. Hier können qualifizierte, aber nicht direkt beteiligte Kollegen und Kolleginnen für die Unterstützung einzelner Arbeitstreffen herangezogen werden.

Nutzen Sie Ihr Potential besser!

Insgesamt können wir jedem Projekt aus Wissenschaft und Umwelt empfehlen, sich mit den vielfältigen Möglichkeiten einer Moderation auseinanderzusetzen und sich bewusst für eine passende, strukturierte Gesprächsführung zu entscheiden, statt Treffen einfach irgendwie laufen zu lassen.

Vorbereitung & Durchführung Ihrer internen Moderation

Bevor Sie in die Vorbereitung einsteigen, legen Sie im Team fest, welches Ziel Ihr Arbeitstreffen hat: Wollen Sie sich inhaltlich austauschen? Brauchen Sie neue Ideen? Muss etwas Konkretes entschieden oder organisiert werden? Wie lange soll das Treffen gehen?

Dann können Sie die Moderationsaufgaben verteilen: Wer übernimmt die Organisation? Wer bereitet inhaltlich und methodisch das Treffen vor? Wer sichert die Ergebnisse? Diese Aufgaben können, müssen aber nicht von der gleichen Person übernommen werden.

Organisatorisch

  • Raum, Technik (Beamer, Rechner, Uhr), Material, Bedarf an Verpflegung (Getränke, …) klären und ggf. organisieren
  • Agenda in Absprache mit Zuständigen (Projektleitung /Team ?) verfassen
  • Einladung & Agenda rechtzeitig verschicken oder auf zentralem Server bereitstellen
  • Raum rechtzeitig vor dem Treffen vorbereiten

Tipp

Um wichtige organisatorische und inhaltliche Elemente nicht zu vergessen, auf jeder Agenda standardmäßig vermerken:

  • Protokollant/Protokollantin
    Ort & Dauer des Treffens
  • Pausenzeiten
  • Wichtigste Ergebnisse/ Diskussionspunkte
  • Nächste Schritte/ To Do’s
  • Ggf. nächste Moderation (bei einem System, in dem die Gesprächsleitung wechselt)

Methodisch / Inhaltlich

Die Methode hat keinen Selbstzweck, sondern sie dient immer zur Generierung der vom Team benötigten Ergebnisse. Überlegen Sie darum vorab:

  • Was ist das definierte Ziel des Treffens und was wären dafür geeignete Methoden?
  • Wie und durch wen soll die Ergebnissicherung folgen? (Mitschrift durch Protokollant, Abfotografieren von Pinnwänden, nachträgliche Abschrift von Flipcharts…)
  • Welches Material wird benötigt? (Pinnwand, Moderationskarten, Dicke Stifte, Pinnwandnägel, Fotokamera, Beamer & Laptop…)

Im Folgenden führen wir Methoden auf, die unserer Erfahrung nach klassischer Weise in internen Teamtreffs angewendet werden und auf welche Sie eventuell längst zurückgreifen. Vielleicht können Sie aus den Hinweisen zur Durchführung jedoch Anregungen übernehmen, wie sie diese noch mit wenigen Mitteln optimieren können.

Brainstorming

Anwendung

Eignet sich, um Ideen zu sammeln oder Wissen zusammenzutragen.

Durchführung

Ideen oder Anmerkungen werden verbal in den Raum gerufen und durch Moderation an Flipchart oder Pinnwand gesammelt. Alternativ können die Punkte von den Teilnehmenden auch in 5-10 Minuten auf Moderationskarten geschrieben und an eine Pinnwand gepinnt werden (ein Thema pro Karte wegen der Lesbarkeit!). Das zweite Vorgehen dauert etwas länger, erhöht aber die Themenvielfalt. Gruppen tendieren dazu, inhaltlich bei den ersten gerufenen Begriffen zu bleiben und so ihre Kreativität nicht vollständig zu nutzen. Ein weiterer Vorteil  ist, dass die Inhalte anschließend geclustert werden können, und dass „Sprechfaule“ mit ins Boot geholt werden.

Checkliste für Ihre Moderation

  • Überlegen Sie sich eine sinnvolle Ausgangsfrage.
  • Sammeln Sie die Punkte der Teilnehmenden gut sichtbar für alle an einem Flipchart oder Pinnwand.
  • Archivieren Sie die Beiträge im Nachhinein für alle einsehbar in einem schriftlichen Protokoll oder Fotoprotokoll.

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Vorträge

Anwendung
Eignet sich, um das Team auf den gleichen Wissensstand zu bringen oder um das eigene Arbeitsfeld im Projekt zu verdeutlichen.

Durchführung
Während des Treffens achtet die Moderation  vor allem auf das Einhalten des Zeitfensters und kann Rückfragen strukturieren (z.B. durch das Führen einer Rednerliste, die sicherstellt, dass jeder Wortbeitrag Gehör findet). Traut sich die Moderation zudem zu, zwischen verschiedenen Vorträgen kurz einen Roten Faden zu spinnen, ist dies förderlich für die Aufmerksamkeit der Zuhörenden. Im Vorfeld ist es wichtig, mit den Vortragenden und ggf. Vorgesetzten abzustimmen wieviel Zeit zur Verfügung steht und was Ziel des Vortrags ist. Als Basis für eine zielführende Diskussion kann es außerdem sinnvoll sein, für die Präsentierenden Standards zu formulieren, z.B.:  wichtigste Aussagen und zentrale Diskussionsfragen auf den letzten Folie zusammenfassen. Für die Transparenz und Ergebnissicherung sollte die Moderation zentrale Diskussionspunkte mitschreiben und sich am Ende rückversichern, ob alles erfasst wurde.

Checkliste für Ihre Moderation

  • Treffen Sie mit den Vortragenden und Ihren Vorgesetzten Absprachen: Wieviel Zeit steht zur Verfügung / wird gebraucht? Was ist das Ziel des Vortrags? Welche Art von Diskussion ist gewünscht?
  • Achten Sie darauf, dass die Zeit eingehalten wird? (Haben Sie eine Uhr dabei!)
  • Achten Sie bei Diskussionen darauf, dass Meldungen der Reihe nach abgearbeitet werden (nach Rednerliste)- statt einfach dem/ der Lautesten das Wort zu überlassen.
  • Denken Sie daran, die wichtigsten Diskussionspunkte auf dem Flipchart zusammenzufassen.
  • Machen Sie eine Abschlussrunde, um Ihre Visualisierung durch die anderen bestätigen oder ergänzen zu lassen.

Diskussion

Anwendung

Eine Diskussion erlaubt einen direkten inhaltlichen Austausch. Sie ist immer hilfreich, wenn das Team einen gemeinsamen Blickwinkel entwickelt will.

Kurze Diskussionen zu einer konkreten Fragestellung sind oft ein guter Einstieg, um dann im Anschluss konkret zu planen und zu entscheiden.

Durchführung

Je nach Ziel der Diskussion kann es sinnvoll sein, die angebrachten Punkte gleich mitzuschreiben (z.B. am Flipchart) oder aber durch gezielte Fragen die Gruppe dabei zu unterstützen, einen Sachverhalt zu klären.

Checkliste für Ihre Moderation

  • Überlegen Sie sich im Vorfeld, ob/ welche Ergebnisse erzielt werden sollen (Wollen Sie für und wider einer bestimmten Vorgehensweise besprechen? Wollen Sie den inhaltlichen Austausch fördern? Ist es wichtig, dass alle sich beteiligen?).
  • Prüfen während des Verlaufs immer wieder innerlich, ob die Diskussion den Zielen dienlich ist. Sprechen Sie es offen an, wenn Sie das Gefühl haben, dass nicht zielführende Punkte das Gespräch dominieren und klären Sie mit der Gruppe, ob diese in dem Moment trotzdem geklärt oder vertragt werden sollen.
  • Nehmen Sie wichtige Anmerkungen, die für diese Diskussion nicht zielführend sind, ggf. trotzdem auf, indem Sie auf einem extra Flipchart im „Themenspeicher“. Damit verhindern Sie, dass Teilnehmer sich  an einzelnen Gedanken so aufhängen, dass sie für weitere konstruktive Gesprächsbeiträge blockiert sind.
  • Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Diskussion für alle gut sichtbar.
  • Beenden Sie die Diskussion im vereinbarten Zeitrahmen, und fassen Sie mit Hilfe dieser Stichpunkte am Ende die Diskussion zusammen. Dann leiten Sie zum nächsten Punkt über.

Literaturtipp

Für „Eilige“ gibt es einen kurz verfassten, kostengünstigen Taschenguide zu Moderation, in welchem weitere Moderationstechniken mit Anwendungsgebieten, Vor-und Nachteilen dargestellt werden.

Edmüller, A., Wilhelm, T.: Taschenguide. Moderation. Haufe Verlag, 6. Auflage. 128 Seiten. ISBN: 978-3-648-06307-1

Gesprächstechnik Paraphrasieren – Klärung und Wertschätzung in einem

„Gedacht heißt nicht immer gesagt,

gesagt heißt nicht immer richtig gehört,

gehört heißt nicht immer richtig verstanden,

verstanden heißt nicht immer einverstanden, (…)“

(Konrad Lorenz)

Dieses Zitat zeigt: Vermeintlich klare Worte im Kommunikationsprozess sind keine Garantie für ein „Sich Verstehen“ sind. In engagierten Diskussionen braucht es manchmal einen deeskalierenden Eingriff durch die Moderation. Eine Möglichkeit ist das Zusammenfassen von Wortbeiträgen in eigene Worte (Paraphrasieren). Damit decken Sie nicht nur mögliche Unklarheiten auf, sondern wertschätzen den Beitrag besonders. Als Moderation können Sie Rückfragen stellen wie: Habe ich Sie richtig verstanden, dass (und dann das Gesagt in eigene Worte fassen).

Beispiel für Paraphrasieren

Beitrag: Also ehrlich gesagt schiebt hier immer der eine alles auf den anderen und am Ende passiert nichts.

Moderation: Habe ich Sie richtig verstanden, dass aus Ihrer Sicht Verantwortlichkeiten nicht übernommen werden?

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Literaturtipp

Für alle, die sich mit dem Thema Gesprächstechniken rasch und ohne große Ausgaben vertraut machen wollen, gibt es auch hier einen knackigen Taschenguide.

von Kanitz, A., Scharlau, C.: Taschenguide. Gesprächstechniken. Haufe Verlag, 4. Auflage. 254 Seiten. ISBN: 978-3-648-07251-6

Nachbereitung des Arbeitstreffens

Der Erfolg selbst sehr produktiver Arbeitstreffen verpufft, wenn im Nachgang die zentralen Ergebnisse nicht aufbereitet und allen zur Verfügung gestellt werden. Die Aufgaben der Moderation nach Beendigung des Treffens sind:

  • Ergebnissicherung vor Ort oder zeitnah im Nachgang: zum Beispiel per Mitschrift, Abschrift von Flipcharts, Fotografie von Pinnwänden;
  • Protokoll verfassen (darin unbedingt auch nächste Schritte und ggf. offene Fragen festhalten);
  • Protokoll versenden und ggf. zu Kommentaren / Korrekturen einladen.

Stolpersteine

Es gibt Situationen, in denen eine interne Moderation nicht empfehlenswert ist. Beispiele sind:

  • Unangenehme Rollenüberschneidungen: Zum Beispiel wenn Sie gleichzeitig als Moderation, Experte/Expertin und Bittsteller/Bittstellerin vor Kooperationspartnern auftreten. Das kann Sie überfordern oder bei den Teilnehmenden Ihre Glaubwürdigkeit in Frage stellen.
  • Blockaden und Konflikte: Zum Beispiel in Phasen in denen das Team alleine nicht so richtig weiter kommt und Impulse von außen hilfreich sind. Manchmal bestehen auch Konflikte und es gibt schwierige Arbeitsbeziehungen, bei denen Ansätze aus der Mediation besser wirken.
  • Große Arbeitsbelastung: Zum Beispiel, wenn Sie ein internationales Treffen mit viel Aufwand unter hohem Erwartungsdruck organisieren.

Bei solchen Voraussetzungen kann eine externe Moderation sinnvoll und entlastend sein.

Externe Moderation benötigt?

Selbstverständlich beraten wir Sie gerne zu dem Thema und stehen Ihnen gerne als erfahrene Moderatorinnen zur Seite. Demnächst gibt es zum Thema „Externe Moderation – Wann und warum?“ einen eigenen Beitrag. Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Erfolg beim Moderieren! Teilen Sie Ihre Eindrücke und Erfahrungen zu unseren Tipps gerne in der Kommentarfunktion.

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