Kein Chirurg operiert sich selbst. Doch viele Projekte aus Wissenschaft und Umwelt versuchen das: Sie liefern bei Veranstaltungen Inhalte und moderieren selbst. Häufige Folgen sind Erschöpfung, eine schlechte Veranstaltungsstimmung oder fehlende Energie zur Nachbereitung. Dieser Beitrag zeigt Ihnen die Vorzüge einer externen Moderation.

Was leistet eine Moderation?

Das Ziel einer Moderation ist, dass Treffen produktiv und ergebnisreich verlaufen. Dabei fängt die Arbeit bereits vor dem Treffen an und hört danach noch nicht auf. Wir zeigen Ihnen anhand unserer Arbeitsweise, welche Leistungen zu einer professionellen Moderation gehören und was Kunden davon haben. Zu einer Moderationsleistung gehören folgende Schritte:

1. Vorbereitung

Konzeptuelle Beratung

In einem umfassenden Vorgespräch klären wir mit Ihnen:

  • Was ist das Ziel der Veranstaltung?
  • Was gibt es organisatorisch zu bedenken?
  • Welche Stolpersteine müssen in Betracht gezogen werden?
  • Wie sieht ein sinnvolles Setting aus Ablauf und Methoden aus?

Unsere Erfahrung ist immer wieder, dass bereits diese Beratungsphase für viele Auftraggeber sehr wertvoll ist: Ziele werden plötzlich klarer und oft entstehen ungeahnte Ideen für Formate und Methoden.

Organisatorische Unterstützung

Der Teufel steckt im Detail. Interessen Im Fluss bietet Ihnen darum als ergänzenden Service an, bei der organisatorischen Vorarbeit mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Dazu gehört z.B. Hilfe beim:

  • Verfassen von Einladungen,
  • Finden geeigneter Veranstaltungsorte,
  • Erstellen von Zeit- und Materialplänen,
  • Entwickeln einer Werbestrategie für Ihre Veranstaltung,
  • Planen der Anmeldelogistik,
  • (…)

2. Moderation

Zielerreichung sicherstellen

Während Ihrer Veranstaltung halten wir Ihnen den Rücken frei, damit Sie sich inhaltlich engagieren oder in Ruhe beobachten und netzwerken können. Aufbauend auf die abgesprochene Agenda führt die Moderation durch die Veranstaltung. Abgestimmt auf die Bedürfnisse des Publikums stellt sie sicher, dass:

  • alle die Möglichkeit haben, sich einzubringen,
  • die Beiträge angemessen wertgeschätzt werden,
  • der Zeitplan eingehalten wird,
  • alle zur Mitarbeit motiviert werden,
  • die Diskussion konstruktiv und nicht am Thema vorbei läuft,
  • die Ziele der Veranstaltung erreicht werden,
  • Ergebnisse visualisiert und gesichert werden.

3. Dokumentation und Nachbereitung

Ergebnissicherung

Bereits im Vorfeld stimmen wir mit Ihnen ab, in welcher Form die Ergebnissicherung erfolgen soll, z.B.

  • schriftliche Zusammenfassung
  • Gesprächsprotokoll
  • Fotoprotokoll
  • (…)

Die aufbereiteten Ergebnisse werden Ihnen und nach Absprache auch Ihren Teilnehmenden zeitnah im Nachgang zugearbeitet.

Ergebnisverwertung

Nach Absprache erstellen wir mit Ihnen auch weiterführende Materialien zur Ergebnisverwertung und –verbreitung, z.B.

  • Berichte,
  • Stellungnahmen,
  • Pressemitteilungen,
  • Publikationen,
  • (…)

 

Erfolgsmessung

Viele Kunden wünschen sich eine Evaluation durch die Teilnehmer. Auch hier ist Interessen Im Fluss bei der Planung und Organisation gerne behilflich.

Zudem finden wir eine interne Reflektion für die eigene Erfolgsmessung elementar. Darum bieten wir generell ein kostenloses „De-Briefing“ im Nachgang an die Veranstaltung an. Hier können Sie noch einmal formulieren, wie die Veranstaltung aus Ihrer Sicht gelaufen ist und Feedback an die Moderation geben.

Wann ist eine externe Moderation für Ihr Projekt sinnvoll?

Nicht in allen Situationen wird eine externe Gesprächsführung benötigt (siehe Blogbeitrag „Arbeitstreffen selbst moderieren“). Es gibt jedoch Konstellationen, in welchen eine externe Moderation ein zielorientiertes Arbeiten begünstigt oder sogar erst ermöglicht. Argumente für eine externe Moderation sind:

Durch Rollentrennung Stress und Verlust von Glaubwürdigkeit vermeiden

In vielen Projekten aus Wissenschaft und Umwelt agieren Sie zeitgleich als Experte für ein bestimmtes Thema (z.B. die Auswirkungen einer invasiven Fischart), als Vertreter von Anliegen (z.B. möchten Sie die Ausbreitung der invasiven Art mit Hilfe regionaler Akteure verhindern) und als Gastgeber (z.B. indem Sie alle Akteure an einen Tisch bitten). Wenn Sie nun bei einer Veranstaltung alle diese Rollen innehaben und dann auch noch selbst moderieren, kann das zu folgenden Problemen führen:

  • Eigene Rollen stehen im Widerspruch:
    Als Experte sollten Sie möglichst objektiv auftreten. Ein guter „Anliegenverfechter“ überzeugt und darf dabei auch mal emotional werden. Als guter Gastgeber sollten Sie darauf achten, dass alle Geladenen sich wohlfühlen, dürfen aber durchaus eigene Interessen deutlich machen. Eine Moderation hingegen hat einen allpartlichen Blick, verschafft allen Stimmen Gehör und lenkt die Diskussion in konstruktive Bahnen. Wenn Sie also zu einer Veranstaltung einladen bei der Sie gleichzeitig einen Fachvortrag halten, für ein Anliegen werben und moderieren, ist das für Sie stressig, für Ihre Teilnehmenden undurchsichtig und kann zur Überforderung aller führen.
  • Verlust von Glaubwürdigkeit:
    Ihre Teilnehmer könnten Sie als manipulativ wahrnehmen, wenn Sie als Experte, Anliegenvertreter  und neutraler Moderator auftreten. Selbst wenn Sie das Kunststück vollbringen, diese Rollen sauber voneinander zu trennen, ist es nicht gesagt, dass Ihren Teilnehmenden das ebenso gelingt.

Ungünstige Rollenüberschneidungen können Ihre Veranstaltung im schlimmsten Fall scheitern lassen. Eine externe Moderation kann Sie davor bewahren.

Schwierige Treffen in konstruktive Bahnen lenken

Manchmal werden bei einer Veranstaltung sehr schwierige Teilnehmer (Vielredner, Störer) erwartet, es werden sehr kontroverse Lager anwesend sein oder es gibt ein hohes Potential von emotionalen Konflikten in der Gruppe. Anerkannte Moderatorinnen und Moderatoren sind genau dafür ausgebildet, auf solche Situationen einzugehen. Eine gute Moderation weiß auch, wann ein besonderer Fokus auf die Konfliktlösung gelegt werden und eine Mediation statt Moderation engagiert werden sollte.

 

Für Entlastung sorgen und die eigenen Kernkompetenzen zur Geltung bringen

Veranstaltungen erfordern viel Engagement. Es kann schlichtweg zu viel Arbeit sein, wenn Sie alle Schritte der organisatorischen UND inhaltlichen Aufgaben alleine bewerkstelligen müssen.

Mit einer externen Moderation können Sie die Arbeit sinnvoll delegieren, sich mit Ihrem Team auf das Wesentliche konzentrieren und unnötiger Erschöpfung vorbeugen.

Neue Impulse bekommen

Vielleicht laufen Ihre Treffen gar nicht schlecht, aber es fehlt Ihnen das gewisse „Etwas“. Eine Moderation kann durch neue Methoden oder Veranstaltungskonzeptionen frische Impulse setzen und so Ihre Treffen wieder neu beleben.

Professionalität zeigen

Für wichtige Treffen eine Moderation zu engagieren, zeugt von Professionalität, die bei den Teilnehmern einen guten Eindruck hinterlässt.

Wie typischen Argumenten gegen eine externe Moderation begegnen?

Sie würden sich gerne mehr Professionalität und Entlastung durch eine externe Moderation ins Haus holen, scheitern aber an der Diskussion zur Begründung? Hier zeigen wir Ihnen einige typischen Argumente gegen eine externe Moderation und wie wir darauf antworten:

Das brauchen wir nicht!

Das stimmt oft, aber nicht immer. Bei Rollenüberschneidungen, einer erhöhten Arbeitsbelastung, bei schwierigen Treffen mit komplizierten Zielgruppen, bei dem Wunsch nach neuen Impulsen oder dem Streben besonders professionell aufzutreten, ist eine externe Moderation für Ihr Projekt in jedem Fall gewinnbringend.

Wofür gibt es im Projekt einen Koordinator/ Manager/ eine Assistenz (…)?

Ein guter Koordinator zeichnet sich – wie der Name schon sagt – nicht dadurch aus, dass er alles selbst macht. Sondern er hat im Blick, was das Projekt benötigt und sorgt dafür, dass es möglichst erfolgreich verläuft. Das Gleiche gilt natürlich auch für gute Koordinatorinnen. 🙂

Warum sollen wir dafür auch noch Geld ausgeben?

Weil die Treffen effektiver verlaufen. Wenn man zusammenrechnet, was Arbeitstreffen in Arbeitsstunden pro teilnehmender Person kosten, sollten diese auch ergebnisreich sein.

Das steht nicht im Kostenplan!

Generell ist es auch Drittmittelprojekten möglich, Aufträge an Dritte zu vergeben. Wenn man dem Geldgeber gegenüber begründen kann, warum nach aktueller Projektentwicklung eine externe Moderation notwendig / gewinnbringend ist, gibt es sicherlich Möglichkeiten, Gelder aus diesem Topf direkt zu nutzen oder Mittel umzuwidmen.

Dann gebe ich die Kontrolle für das Meeting aus der Hand!

Eine professionelle Moderation spricht im Vorfeld die Zielsetzung und mögliche Stolpersteine der Veranstaltung klar ab und entwickelt gemeinsam mit den Auftraggebenden ein geeignetes Veranstaltungssetting. Auch während des Treffens hält die Moderation immer wieder Rücksprache mit den Auftraggebenden, um für diese einen bestmöglichen Job zu erfüllen. Die Auftraggebenden sind durch die Moderation entlastet, können sich so inhaltlich einbringen und in den Pausen wichtige zwischenmenschliche Aufgaben wahrnehmen. Damit wird die Gefahr des „Aus-dem-Ruder-Laufens“ der Veranstaltung eher gemindert als geschürt.

Sie wollen es  mal mit einer Moderation versuchen?

Selbstverständlich beraten wir Sie gerne zu dem Thema und stehen Ihnen als erfahrene Moderatorinnen für Projekte in Wissenschaft und Umwelt zur Seite. Mehr zu der Frage, was eine Moderation leistet, finden Sie in unserem Blogbeitrag „Arbeitstreffen selbst moderieren?“

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