Für erfolgreiche Beteiligungsveranstaltungen sollten Sie den Nutzen für Ausrichter UND Gäste mitbedenken. Um diese Ziele erfüllen zu können, benötigt Ihre Veranstaltung das passende Setting und zielführende Methoden. Hier ein paar Anregungen, wie Sie das richtige Format finden.

Das Ziel bestimmt den Weg!

Der letzte Blogbeitrag „Stakeholder Beteiligung: Den Nutzen für alle verbessern!“ gibt eine Übersicht, was gute partizipative Veranstaltungen brauchen. Hier bekommen Sie nun konkrete Leitfragen, Methoden und weitere Tipps für eine erfolgreiche Zieldefinition.

Zu diesem Post

Dieser Beitrag baut auf dem Post „Stakeholder Beteiligung: Den Nutzen für alle verbessern!“ auf und ist Teil der gleichnamigen Blogreihe. Unsere Planungsformel für erfolgreiche Stakeholder Workshops lautet „TEPPS“ und steht für:

T arget definition (Zielsetzung)

E vent format (Veranstaltungsformat)*

P re- and P ostprocessing (Vor- und Nachbereitung)

S upport (Unterstützung).

* Thema in diesem Beitrag

 

Mut zum Neujustieren

Wir erleben immer wieder, dass Kunden  –  ungeachtet Ihrer Ziele – bei der Veranstaltungsorganisation einfach auf die ihnen bekannten Formate zurückgreifen. Oder dass sie an einem Format festhalten, was teilweise Jahre zuvor in der Projektplanungsphase als sinnvoll erachtet wurde. Oft ändern sich im Laufe des Projektverlaufs aber die Ziele der Beteiligung. Wir können nur immer wieder dazu raten, wie im letzten Blogbeitrag beschrieben, Ihre Ziele UND den Nutzen für die Teilnehmer vor der konkreten Eventorganisation noch einmal zu überprüfen und das Format entsprechend anzupassen (siehe Beitrag „Stakeholder Beteiligung: Klare Ziele setzen, Frustrationen vermeiden!“).

Ist ein Umlenken praktisch möglich?

Manchmal lassen Antragstext und Projektmittel moderate Anpassungen sogar ohne größere Absprache mit dem Geldgeber zu. In anderen Fällen ist eine begründete Umwidmung ein durchaus gangbarer Weg. Auch Förderern ist in der Regel klar, dass leichte Kurswechsel im praktischen Projektverlauf normal und qualitätssichernd sind.

Beispiel aus der Praxis

Es war einmal…

Ein von uns betreutes Forschungsprojekt wollte ursprünglich gemeinsam mit Praktikern einen gemeinsamen Versuchsaufbau für Freilandexperimente entwickeln. Dafür waren Gelder für einen Beteiligungssworkshop eingeplant und bewilligt worden.

Aber dann…

In der Projektstartphase kristallisierte sich heraus, dass den Forschenden ohne Einbezug der Praktiker bereits sehr klar war, wie ein sinnvoller Versuchsaufbau auszusehen hat. Schon vor Start des Workshops hatten sie kein ehrliches Interesse an den Ideen aus der Praxis.

Mit Mut zum Ziel…

Das Projekt hatte die Courage, sich diesen unvorhergesehenen mentalen Wandel einzugestehen. Statt zu einem offenen Planungsworkshop einzuladen, luden die Forschenden zu einer Vortragsveranstaltung. Hier wurde das Versuchsvorhaben erläutert, Fragen diskutiert und am Ende die Zustimmung zum Vorgehen eingeholt. Das geänderte Vorgehen wurde vorab mit dem Geldgeber abgestimmt und im Zwischenbericht ausführlich begründet.

Das Ende…

Den Teilnehmenden wurde bei der Einladung und zu Veranstaltungsbeginn reiner Wein eingeschenkt. Es wurde ihnen verdeutlicht, wo ihre Expertise gebraucht wird und wo kein Verhandlungsspielraum besteht. Auch wenn dieses Setting viel weniger partizipativ war, waren die Praktiker am Ende der Veranstaltung und auch noch ein Jahr danach mit dem Ergebnis zufrieden. Wir sind uns sicher: Hätten die Forschenden an dem ursprünglichen Format eines offenen Planungsworkshops festgehalten, wäre die Veranstaltung ein reiner „Pseudo-Beteiligungsprozess“ geworden und das Ergebnis wäre weniger zufriedenstellend ausgefallen.

Welche Beteiligungsformate gibt es?

Je nach Ziel kann es sinnvoll sein auf Methoden zurückzugreifen, die die Stakeholder lediglich informieren, sie zu Wort kommen lassen oder sogar eine Lösungsbearbeitung gemeinsam mit den Stakeholdern ermöglichen. Alle Formate können durch begleitende Informationsmaterialien flankiert werden.

 

Konkrete Beispiele für verschiedene Beteiligungsformate

 

Wenn Sie Stakeholder über Ihre Arbeit/ Ergebnisse informieren möchten

Face-to-face Treffen mit stark fachlichem Fokus

  • Vortragsveranstaltung
  • Konferenz
  • Thementag

Formate im WWW

  • Webinar

Formate bei den Stakeholdern vor Ort

  • Informationsstand
  • (Wander-)Ausstellung

Formate mit Event Charakter

  • Tag der offenen Tür
  • Besucherführungen
  • Exkursion
  • Kurzfilmfestival

Wenn Sie von Stakeholdern Informationen bekommen möchten

Formate, die einzelne Stakeholder ansprechen

  • Umfragen: Face-to-face, Fragebogen (per Post, online oder im Zuge einer Veranstaltung)
  • Bürgerwissenschaften (Citizen Sciences): Bürger helfen bei der Generierung wissenschaftlicher Daten, indem Sie eigene Beobachtungen melden oder sich an einer standardisierten Datenerhebung beteiligen.

 

Formate, die unterschiedliche Stakeholder in den Austausch bringen

  • Fokusgruppendiskussionen (Focus Groups): Kleingruppen von 8-10 Teilnehmern werden zusammengebracht, um ein spezielles Thema im Detail zu diskutieren.
  • Küchentischtreffen (Kitchen Table Meetings): Sehr kleine Gruppentreffen lokaler Akteuren, die oft bei einem Teilnehmer zu Hause stattfinden. Gemeinsam wird hier über ein Thema debattiert. Diese Methode kann auch für Lösungsfindungen eingesetzt werden. Wird aber in der Regel angewendet, um Meinungen von lokalen Gruppen herauszufinden. 

     

Wenn Sie mit Stakeholdern eine Entscheidung/ Lösungswege erarbeiten möchten

Formate mit konkretem Plan als Ziel

  • Deliberativer Dialog (Deliberative Dialogue): Stakeholder werde zusammengebracht, um über verschiedene Handlungsmöglichkeiten zu diskutieren und sich schließlich auf ein Vorgehen zu einigen.
  • Studienkreise (Study Circles): Verschiedene Kleingruppen erarbeiten einzelne Teile eines Plans, die am Ende zu einem großen Plan zusammengefügt werden.

Formate mit offenerer Zielsetzung

  • Visionsentwicklung (Visioning): Die Stakeholder entwickeln eine gemeinsame Vision. Am Ende steht in der Regel kein konkreter Plan, sondern eine Sammlung von Möglichkeiten
  • Real Time Strategic Change: Aufbauend auf der bisherigen Zusammenarbeit entwickeln die Stakeholder bestehende Vorgehen / Konzepte weiter.

 

 

Literaturtipp:

Mehr Informationen zu den hier vorgestellten Methoden und weitere Techniken finden Sie in einem Methodenführer, welchen wir gemeinsam mit einem von uns betreuten Projekt entwickelt haben.

Das Dokument ist auf hier Englisch verfügbar: Inman, A., Bendall, B., Borowski-Maaser, I. (2017). Stakeholder Involvement Strategies. A guide for Topsoil Pilots.

Mischen is possible!

Oft führt ein Mix von Methoden und Formaten dazu, dass die  Bedürfnisse auf Ausrichter- und Teilnehmerseite (siehe Blog zum Thema Ziele) erfüllt werden. Damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird,  können wir nur immer wieder dazu motivieren, auch mal bekannte Wege um ungewöhnliche Elemente (siehe „Anreize für Teilnehmer“ im Blog zum Thema Ziele) zu ergänzen.

Veranstaltungskonzeption mit Interessen Im Fluss

Zu unseren Leistungen gehört es Sie zu geeigneten Veranstaltungsformaten zu beraten und mitunter auch kreative Lösungsvorschläge zu unterbreiten.

Sprechen Sie uns an! Mehr unter www.interessen-im-fluss.de/de/leistungen

 

Nächster Schritt

Nachdem Sie diese Schritte durchlaufen haben, ist Ihre Zieldefinition und das festlegen des Formats abgeschlossen. Jedoch sollten Sie auch noch in der Konzeptionsphase planen, wie die Ergebnisse gesichert und verbreitet werden und wie die Erfolgsmessung der Veranstaltung erfolgen soll. Mehr zur „Vorbereitung der Nachbereitung“ finden Sie im nächsten Beitrag.

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