Was hat das jetzt gebracht? Wenn Sie sich nach dem Ausrichten einer Veranstaltung diese Frage stellen, haben Sie wahrscheinlich eins versäumt: Das Ziel für die Veranstaltung festzulegen und diese entsprechend zu strukturieren. Anregungen dazu finden Sie hier.

Das Ziel bestimmt den Weg!

Der letzte Blogbeitrag „Stakeholder Beteiligung: Den Nutzen für alle verbessern!“ gibt eine Übersicht, was gute partizipative Veranstaltungen brauchen. Hier bekommen Sie nun konkrete Leitfragen, Methoden und weitere Tipps für eine erfolgreiche Zieldefinition.

Zu diesem Post

Dieser Beitrag baut auf dem Post „Stakeholder Beteiligung: Den Nutzen für alle verbessern!“ auf und ist Teil der gleichnamigen Blogreihe. Unsere Planungsformel für erfolgreiche Stakeholder Workshops lautet „TEPPS“ und steht für:

T arget definition (Zielsetzung)*

E vent format (Veranstaltungsformat)

P re- and P ostprocessing (Vor- und Nachbereitung)

S upport (Unterstützung).

* Thema in diesem Beitrag

 

Zielsetzung Schritt 1: Eigennutzen definieren

Unsere Erfahrung ist: Viele Projekte aus Wissenschaft und Umwelt gehen zu schnell in die konkrete Planung eines Partizipations-Ereignisses, bevor sie sich selbst die (in)offiziellen Ziele verdeutlicht haben. Das fällt ihnen dann oft während der Veranstaltung auf die Füße. Darum empfehlen wir Ihnen: Bevor Sie die konkrete Planung Ihrer Veranstaltung in Angriff nehmen, lehnen Sie sich noch einmal bewusst eine Runde zurück und überlegen Sie genau:

Was möchten Sie erreichen, damit die Veranstaltung für sie erfolgreich ist?

 

Mögliche Ziele können zum Beispiel sein

  • Information über Ihre Arbeit/ Ergebnisse
  • Austausch über ein Thema
  • Verschiedene Standpunkte kennenlernen
  • Sammeln von Ideen
  • Einigkeit über ein Vorgehen oder einen Sachverhalt erwirken
  • Gemeinsam mit Ihren Teilnehmenden einen Plan entwickeln
  • Eine Verhaltensänderung bei Ihren Teilnehmenden erwirken
  • Befähigung Ihrer Teilnehmenden zu eigenverantwortlichen Aktionen

Methodentipp

Für diesen Schritt empfehlen wir das Brainstorming. Wie das funktioniert finden Sie in unserem Blogbeitrag „Arbeitstreffen selbst moderieren

Entsprechend  der Ziele gibt es unterschiedliche Stufen von Stakeholder-Beteiligung. Sie reichen von Information der Stakeholder über Diskussion auf Augenhöhe bis hin zu gemeinsamer Entscheidungsfindung. Diese Nuancen sollten Sie sich bewusst machen, um nicht am Ziel vorbeizuschießen und eine geeignete Methodenwahl treffen zu können (nächster Blogbeitrag). Auch beugen Sie Enttäuschungen oder einem versehentlichem „Abdriften“ in eine manipulative Grauzone vor.

Weiterführender Literaturtipp zu den Stufen der Partizipation:

Arnstein, Sherry R (1969). A Ladder Of Citizen Participation. Journal of the American Planning Association, 35, 4: 216 — 224. DOI: 10.1080/01944366908977225

Zielsetzung Schritt 2: Stakeholder festlegen

Zwar gilt: Keine Veranstaltung ohne Publikum. Aber es gilt auch: Sie brauchen für Ihre Zusammenkunft nicht jeden oder jede! Halten Sie sich darum vor Augen:

Wen brauchen Sie an Bord, um Ihre in Schritt eins formulierten Ziele zu erreichen?

 

Mögliche Zielgruppen können zum Beispiel sein

  • Fachleute (aus Wissenschaft und Praxis)
  • Betroffene
  • Akteure mit lokalen Kenntnissen
  • Leitungsverantwortliche (fachlich oder politisch)
  • Presse

(…)

Definieren Sie die Zielgruppe so klar wie möglich, denn das ermöglicht Ihnen den nächsten Schritt (Schritt 3), den viele Ausrichter von Stakeholder Workshops gerne vergessen.

 

Zielsetzung Schritt 3: Nutzen für Stakeholder überlegen

Nur weil die Veranstaltung für Sie nützlich ist, muss das für Ihre Stakeholder nicht ebenso der Fall sein! Stellen Sie sich also auf Ihre Teilnehmenden ein und verschwenden Sie ein paar Gedanken zu den Themen:

  1. Welchen Mehrwert Sie den Gästen bieten?
  2. Welche Anreize zur Teilnahme können Sie schaffen?
  3. Wie ticken Ihre Teilnehmer? Was nehmen diese als Mehrwert wahr? Wie muss der Nutzen präsentiert werden?

Zur Anregung ein paar Beispiele:

 

Mehrwert für Ihre Gäste
Konkreter Anreiz zur Teilnahme
Wissen

Vorträge relevanter Expertinnen und Experten, inhaltliche Begleitmaterialien, unveröffentlichte Ergebnisse

Eigene Themen platzieren können
Publikumsdiskussion / Workshops
Fachlicher Austausch/ Zugriff auf Ihr Netzwerk
relevante Fachleute als Gäste (ggf. prominente Zugpferde), Raum für Austausch (z.B. in Form von Kleingruppendiskussionen, Pausen mit Vernetzungsangeboten, Soziale Events…)
Anstoß für einen Problemlösungsprozess an dem alle ein Interesse haben und für den Sie sich verantwortlich zeigen
Aussicht auf Mitwirkung an einer Problemlösung eines gemeinsamen Problems
Sichtbarkeit vor einem speziellen Fachpublikum
Raum für Beiträge aus dem Publikum (Präsentationen, Poster, Infostände…)
Sichtbarkeit vor der Presse
Medienwirksames Event, professionelle begleitende Pressearbeit (Pressemitteilung, Pressemappe) hochwertige Veranstaltungsfotos
Verwertbarkeit der Teilnahme für die eigene Außendarstellung
siehe Punkt „Sichtbarkeit vor der Presse“, zudem: Medienwirksame Aufbereitung der Ergebnisse (z.B. Filmclips), Texte und Bilder zur freien Verwendung (für Homepage, Social Media, eigene Pressearbeit)
Best Practice Beispiele/ Informationen aus erster Hand
Vorortbegehungen, Exkursionen, Fachvorträge von Praktikern

Unterhaltung
Kulturelles und kulinarisches Beiprogramm, kreative Aufbereitung der Ergebnisse (z.B. Graphic Recording)
Projektmitarbeiter persönlich kennen- und einschätzen lernen (Exklusive Nahbarkeit)Settings, in welchen persönliche Face-to-Face-Unterhaltungen ermöglicht werden (z.B. gemeinsamer Kneipenabend im Anschluss an den formellen Teil)

Nächster Schritt

Wenn Sie diese Schritte durchlaufen haben, ist Ihre Zieldefinition abgeschlossen. Daran knüpft sich dann die Wahl der passenden Veranstaltungsform an. Darauf gehen wir im nächsten Blogbeitrag ein.

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