Wurden Sie ins kalte Wasser geschmissen?

„Machen Sie mal!“ Mit solchen Aufforderungen stolpern wir oft in neue Projekte. In die positive Aufregung mischt sich ein mulmiges Gefühl. Denn der  inhaltliche Anspruch ist hoch und ein Meer organisatorischer Aufgaben rollt auf uns zu. 

Ihr Fahrplan durchs Ungewisse

Unserer Erfahrung nach, sind ein großer Teil der Herausforderungen in der Projektarbeit versteckte Kommunikationsaufgaben. Wenn wir sie als solche erkennen und benennen, können wir sie besser fassen und strukturiert bearbeiten. Darum gibt dieser Beitrag einen Rundumschlag über die wichtigsten Bausteine einer erfolgreichen Projektkommunikation, die wir im Laufe unserer Arbeit ausgemacht haben. In künftigen Beiträgen werden wir immer mal wieder verstärkt auf verschiedene Elemente eingehen.

1. Interne Projektkommunikation

Der Fisch stinkt vom Kopf, sagt man. Und umgekehrt gilt auch: Das volle Potential entfaltet ein Projekt nur, wenn sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut eingebunden fühlen. Die interne Kommunikation lässt sich unserer Erfahrung nach in vier Bereiche struktrieren.

1.1 Konstruktive Arbeitstreffen

Wer macht was, zu wann, wie und warum? Die Klärung von Arbeitsaufträgen, ein regelmäßiger Abgleich der Arbeitsstände und offene Antennen für emotionale Anliegen sind das Rückgrat jeden Projekts. Dazu Bedarf es regelmäßiger Treffen. Ein „Jour fix“ hilft, dieses Austausch im trubeligen Tagesgeschäft fest zu verankern. Eine kurze Agenda, ein klarer Anfangszeitpunkt und ein Endpunkt sind strukturelle Mindeststandards, damit diese Treffen zielorientiert verlaufen. Sinnvoll ist es auch, die Gesprächsleitung und einen „Zeitwächter“ zu benennen. Diese Rollen können ggf. von der Projektleitung auf andere Teammitglieder übertragen werden  – z.B. um sich mehr inhaltlich einbringen zu können. In bestimmten Situationen kann es zudem sinnvoll sein eine externe Gesprächsmoderation hinzuzuziehen.

1.2 Teamtreffen inoffiziell

Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass Kaffeeautomaten und Raucherecken die Orte mit erhöhtem Informationsfluss und Wiege der erfolgreichsten Schnapsideen sind. Sie müssen jedoch keinen Suchtmitteln verfallen, um auch in Ihrem Projekt von den Vorteilen zwangloser Zusammenkünfte zu profitieren. Schaffen Sie einfach bewusst Räume dafür. Je nach Neigungen des Teams eignen sich beispielsweise eine gemeinsame Mittagspause, ein kurzer Nachmittagsspaziergang oder ein netter Morgentee.

1.3 Team Building

Eine gemeinsame Aktion ohne konkretes Arbeitsziel kann die Teammitglieder näher zusammenbringen, ungeahnte Stärken von Kolleginnen und Kollegen sichtbar machen und die Zusammenarbeit verbessern. Voraussetzung ist allerdings, dass alle motiviert sind und das Ereignis nicht als Pflichtübung wahrgenommen wird. Unsere Erfahrung ist zudem, dass es hier sehr verschieden effektive Settings gibt. Deswegen würden wir Team Building nicht als absolutes „Muss“ empfehlen. Regelmäßige informelle Treffen können unter Umständen gerade für ressourcenschwache Projekte die bessere Zeitinvestition sein.

1.4 Flüssiger Informationsaustausch

Eine gemeinsame Ablage, auf welcher zentrale Dokumente im Team geteilt werden, ist spätestens bei Fluktuationen in der Arbeitsgruppe Gold wert! Aber auch wenn Teams verstreut sind oder Heimarbeit geläufig ist, bekommt die E-Mail Kommunikation in Kombination mit einer gemeinsamen Arbeitsablage einen zentralen Stellenwert für den Informationsfluss. Um den E-Mail-Verkehr zu veschlanken greifen immer mehr Projekte auch auf Online Kollaborationstools zurück. Solche Messenger Dienste bieten eine Chatfunktion mit Cloud. Aus Datenschutzgründen ist es wichtig, sich zu informieren, welche Dienste geeignet sind. Ein Serversitz in der EU ist für europäische Projekte schon einmal ein wichtiger Mindeststandard. Für kurze Absprachen oder bei emotionalen Themen lohnt sich  immer noch der direkte Kontakt im persönlichen Gespräch oder am Telefon.

2. Externe Projektkommunikation

Dass man über seine guten Taten auch reden soll, ist in Deutschland längst ein geflügeltes Wort geworden. Diese Kommunikation kann auf ganz verschiedenen Ebenen stattfinden. Wer möglichst viele bedient, wird in seiner Sichtbarkeit punkten. Doch sollten nur solche Settings und Kanäle gewählt werden, die auch authentisch bedient werden können und das Projekt voranbringen. Wer beispielsweise keine Lust auf „Besserwissende Bürger“ hat, sollte lieber keinen Bürgerdialog ins Leben rufen.

2.1 Öffentlichkeitsarbeit

Die PR-Arbeit unterteilt sich in die klassische „Einwegkommunikation“ und interaktive Beziehungsbildung.

2.1.1 One way PR

Die Empfänger werden über Flyer, Zeitung, Fernsehen… über bestimmte Themen informiert, haben jedoch keine Gelegenheit mit den Sendenden zu interagieren, Fragen zu stellen oder Kommentare abzugeben.

2.1.2 Interaktive PR

Menschen möchten nicht einfach nur berieselt werden. Sie wollen mitdiskutieren, wahrgenommen werden und mit ihren Meinungsführern auf Tuchfühlung zu gehen. Diese Form der Kommunikation hat mit den Sozialen Medien ihren Höhepunkt erreicht. Doch gibt es auch für „Medienscheue“ aus Umwelt und Wissenschaft Möglichkeiten ohne das Web 2.0 in Dialog mit ihren Zielgruppen zu treten.

2.2 Aktive Beteiligung

Die Königsdisziplin unter der externen Projektkommunikation sind Beteiligungsprozesse (z.B. Bürgerforen oder Stakeholder Workshops, bei denen Akteure Meinungen oder inhaltliche Beiträge aktiv einbringen sollen). Diese sind immer dann sinnvoll, wenn Vorhaben auf breite Akzeptanz stoßen sollen, wenn Kompromisse ausgehandelt werden müssen oder wenn man die Intelligenz des Kollektivs nutzen will. Leider werden Partizipationsprozesse unserer Erfahrung nach oft nur halbherzig durchdacht, sodass das Potential vergeudet wird und Frustrationen seitens Ausrichtern und Teilnehmenden entstehen. Die Gestaltung einer ehrlichen und zielorientierten Beteiligung ist ein Herzstück von Interessen Im Fluss. Darum werden wir in künftigen Blogbeiträgen immer wieder darauf eingehen.

2.3 Konferenzen und Netzwerktreffen

Konferenzen und Netzwerktreffen sind eine gute Möglichkeit, um Einwegkommunikation (Vorträge und Poster) mit Interaktion (Fragerunden, Diskussionen, Netzwerken) zu verbinden. Bei diesem Setting liegt der Fokus jedoch auf Information und nicht auf Beteiligung.

TIPP: Welche Partizipationsmethoden gibt es?

Die  Gestaltung einer erfolgreichen Partizipation ist ein Herzstück von Interessen Im Fluss. Es gibt zahlreiche Leitfäden dazu. Eine Übersicht über verschiedene Methoden ist unter unserer Mitautorenschaft kürzlich entstanden (derzeit nur auf Englisch):
Inman, A., Bendall, B., Borowski-Maaser, I. (2017). Stakeholder Involvement Strategies.  A guide for Topsoil Pilots.

3. Kommunikation mit dem Geldgeber

Dieser wichtige Punkt einer erfolgreichen Projektkommunikation wird  gerne übersehen oder als lästiges Übel betrachtet. Das mussten wir jedenfalls immer wieder feststellen. Doch ist das Vertrauen der Geldgeber elementar für einen positiven Projektverlauf, bei unvorhergesehenen Problemen und für die eventuelle Bewilligung von Folgeprojekten.

3.1 Förderanträge

 

Ein erfolgreicher Antrag die Ausgangsbasis für jedes Projekt. Hier wird die strategische Ebene meist betont. Doch wirbt der Antrag nicht nur Finanz- und Sachmittel ein. Er ist auch zentrale  Arbeitsgrundlage für alle derzeitigen und künftigen Projektmitglieder. Damit er hilfreiches Mittel für die Umsetzung ist, sollte er ausreichend konkret sein. Und noch ein Tipp: Ein erfolgreicher Antrag stellt einen überzeugenden Bezug her zwischen den Zielen des Förderprogramms und den eigenen Aktivitäten. Es lohnt sich, schon in der Antragsphase Kontakt zum Geldgeber aufzunehmen, um diese Bezüge besser herausstellen zu können.

3.2 Projektberichte

Sie machen in der Regel keinen Spaß und doch sind sie nicht nur für den Geldgeber  ausgezeichnete Rechenschaftsmittel. Auch für die Projektmitglieder ist es sinnvoll geschaffte Meilensteine zu feiern und sich noch Anstehende Aufgaben vor Augen zu halten. Im übrigenist das Verfassen eines Zwischenberichts, ein guter Moment ehrlich vor sich selbst zu sein und Weichen ggf.  umzulenken. Zum Beispiel, wenn sich herausstellt, dass für manche Posten weniger Mittel benötigt werden, für andere hingegen mehr. Ein erfolgreicher Umwidmungsantrag kann in einem gut begründeten Zwischenbericht bereits argumentativ vorbereitet werden.

3.3 Meilensteine außer der Reihe kommunizieren

Man muss nicht immer bis zum nächsten Projektbericht warten, um einen Erfolg mit dem Geldgeber zu teilen. Ganz im Gegenteil: Einen schönen Flyer, einen erfolgreiche Pressemitteilung oder ein besonders positives Feedback werden immer mal wieder zwischendurch vielleicht sogar besser wahrgenommen.

3.4 Öffentlichkeitsarbeit abstimmen

Einige Förderer verlangen eine enge Abstimmung, bevor Produkte Öffentlichkeitsarbeit herausgegeben werden. Es ist also sinnvoll, dies im Zeitmanagement zu berücksichtigen.

Volle Kraft voraus!?

Fühlen Sie sich von der Vielfalt in der Projektkommunikation erschlagen? Dann können wir Sie beruhigen: Ein guter Kapitän fährt nicht allein auf Hohe See sondern rekrutiert eine Crew. Auch Sie können sich Hilfe an Bord holen. Im Idealfall ist das bereits im Projektantrag vorgesehen. Aber auch wenn nicht, gibt es selbst in festgezurrten Kostenplänen oft Mittel und Wege kleinere „Projektbrocken“ an Dienstleister und Berater zu delegieren, sofern der reale Nutzen für das Projekt verdeutlicht werden kann. Wir beraten Sie gerne!

Checkliste: Haben Sie alle Bereiche der Projektkommunikation im Blick?

Als Service für Eilige haben wir einen Schnelltest entwickelt. Damit können Sie Ihre Kommunikation im Projekt in drei Minuten überprüfen.

Wobei kann Interessen Im Fluss Sie unterstützen?

Bei unseren Projektberatungen haben wir alle Ebenen der Projektkommunikation im Blick. Für Ihre externe und interne Projektkommunikation bieten wir Ihnen: Moderation, Mediation, Veranstaltungskonzeption und Öffentlichkeitsarbeit. Eine besondere Leidenschaft haben wir  für Beteiligungsprozesse. Gerne stehen wir Ihnen auch bei der Entwicklung von Fördermittelanträgen zur Seite. Erfahren Sie mehr!

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