Haben Sie nach einer Veranstaltung mit Praxisakteuren schon einmal den Wunsch verspürt alle auf den Mond zu schießen? Schlauchenden Events liegt oft ein Planungsproblem zugrunde. Darum haben wir für Sie eine einfache „Planungsformel“ für Beteiligungs-Veranstaltungen entwickelt.

Warum Stakeholder beteiligen?

Es gibt in der Praxis viele gute Gründe dafür verschiedene Akteure (=Stakeholder) in den Forschungs-, Planungs- oder Umsetzungsprozess eines Umweltvorhabens einzubeziehen.

Ihre Motivation kann beispielsweise sein:

  • Ihr Projekt ist davon überzeugt, dass das Problem aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet werden muss.
  • Die Stakeholder können wichtige Informationen beisteuern.
  • Sie benötigen für Ihr Vorhaben die Akzeptanz verschiedener Akteure.
  • Sie möchten Widerstand vorbeugen oder auf Reibungen eingehen.

Manchmal kommen externe Gründe hinzu:

  • Das Planungsverfahren sieht es formell so vor.
  • Der Projektantrag wurde vom Fördergeber unter der Vorgabe eines partizipativen Prozesses bewilligt.
  • Sie haben einen Konflikt mit externen Akteuren, der gelöst werden muss.

 

Zu diesem Post

Dieser Beitrag entstand im Nachgang auf einen englischsprachigen Vortrag bei der North Sea Region Konferenz 2017. Der damalige Titel lautete „Get the dog barking“ was so viel heißt wie: „Lassen Sie den Funken überspringen“ oder freier übersetzt: „Motivieren Sie Ihre Meute!“ Daher rührt die Darstellungsform mit den Hunden. Der Sketchnote Stil der Zeichnungen dient der zügigen Problemillustration und hat keinen künstlerischen Anspruch.

Was geht bei Veranstaltungen mit Stakeholdern manchmal schief?

 Die hehre Absicht externe Personen in das eigene Vorhaben mit einzubeziehen garantiert Ihrer Veranstaltung noch lange kein Gelingen.

Das haben Sie als Organisator/ Organisatorin vielleicht auch schon erlebt:

Sie haben viel Mühe und Geld in Ihren Workshop gesteckt doch die Zahl der Anmeldungen wiegt das aufgewendete Engagement kaum auf.

 

 

Sie sind so damit beschäftigt, die Organisation am Laufen zu halten, Ihren eigenen Vortrag zu präsentieren sowie die Moderation möglichst professionell über die Bühne zu bringen, dass Sie eigentlich überhaupt keine Zeit für den Austausch in den Pausen haben. Sie sind gestresst, verpassen wichtige Gelegenheiten zum Netzwerken und sind nach Ihrer Veranstaltung eigentlich urlaubsreif.

 

 

Auch haben Sie als Teilnehmer/ Teilnehmerin sicherlich schon Veranstaltungen besucht, die ermüdend waren, denn:

  • Eigentlich hat sich niemand ernsthaft für Ihren Standpunkt interessiert oder Sie haben gar nicht die Möglichkeit bekommen Ihre Erfahrungen und Expertise einzubringen.
  • Sie wurden mit Dingen belehrt, die für Sie nicht neu sind.
  • Das Programm war so langweilig/ vollgestopft, dass niemand netzwerkt, sondern alle entweder im Koma oder bereits auf der Flucht sind.

 

 

Natürlich überlegen Sie sich nach solchen Erlebnissen genau, welche Veranstaltungen Sie noch besuchen und welche Sie getrost an sich vorüberziehen lassen.

 

Stakeholder Veranstaltungen brauchen deutlich mehr „TEPPS“

Wie können Sie Ihre Veranstaltung für sich UND die Teilnehmer lohnend gestalten? Als Antwort auf diese wichtige Frage haben wir basierend auf unserer langjährigen Erfahrung eine einfache Formel entwickelt. An dieser können Sie sich bei Ihrer Planung Schritt für Schritt entlang hangeln.

Die Kurzform lautet „TEPPS“ und steht für:

T arget definition (Zielsetzung)

E vent format (Veranstaltungsformat)

P re- and P ostprocessing (Vor- und Nachbereitung)

S upport (Unterstützung).

Dahinter verbergen sich folgende Leitfragen:

 

Zielsetzung (Target definition)

  • Was möchten sie erreichen, damit die Veranstaltung für sie erfolgreich ist?
  • Wen genau brauchen Sie an Board, um Ihre Ziele zu realisieren?
  • Was können Sie den Gästen bieten? Welche Anreize zur Teilnahme können Sie schaffen?

Veranstaltungsformat (Event format)

  • Welches Veranstaltungsformat kann am besten Ihre Ziele und die Anliegen Ihrer Teilhemer erfüllen?
  • Wann, wo und wie ist es Ihrer Zielgruppe überhaupt möglich, an Ihrem Event teilzunehmen?

Vor- und Nachbereitung (Pre- and Postprocessing)

  • Wie können Sie den Erfolg des Events Ihrer Veranstaltung für Sie und Ihre Teilnehmer messen?
  • Wie können Sie die Ergebnisse von Diskussionen und Workshops auf Ihrer Veranstaltung sichern und im Nachgang zugänglich machen?
  • Wie muss Ihre PR-Strategie gestaltet sein, damit Ihre Zielgruppe erreicht wird und kommt?
  • Welche Logistik benötigen Sie (Veranstaltungsräume, Catering, Technik, Bestuhlung, Registrierungsmaterialien…)
  • Welche Inhalte müssen Sie produzieren und präsentieren?

Unterstützung (Support)

Zwei Dinge kann Ihnen bei der Durchführung Ihres Events  niemand abnehmen:

  1. Sie müssen bei dem Event präsent sein.
  2. Sie müssen die Inhalte vorbereiten.

Für die restlichen Schritte können Sie sich Unterstützung holen und manche Aufgaben sogar vollständig abgeben. Um bei Ihrer eigenen Veranstaltung eine möglichst gut Figur zu machen, raten wir Ihnen dazu, unbedingt rechtzeitig Unterstützungsstrukturen aufzubauen und dafür Ressourcen einzuplanen.

Rundum-sorglos-Paket für Sie:

Von der Planung bis zur Durchführung Ihrer Veranstaltung bietet Interessen Im Fluss Ihnen gerne Unterstützung in Form von:

  • konzeptioneller Beratung (z.B. bezüglich Event-Format, PR-Strategie…),
  • textlich-gestalterischer Angebote (z.B. Erstellung von Einladungen) ,
  • Moderation.

Sprechen Sie uns an! Mehr unter www.interessen-im-fluss.de/de/leistungen

Mehr Butter bei die Fische gewünscht? Dann Blogreihe zu „TEPPS“ verfolgen!

Hätten Sie sich gewünscht, dass manche Ausführungen in diesem Beitrag mehr praktische Tipps beinhalten? In diesem Jahr werden wir in einzelnen Blogbeiträgen immer wieder auf die einzelnen Schritte von „TEPPS“ eingehen und Ihnen dabei hilfreiche Hinweise zur Verfügung stellen.

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